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疫情下的企业管理实践与思考

读而思:新冠肺炎疫情极大地考验着企业管理者应对突发性重大公共事件的处理能力。为保障员工健康和环境安全,维持企业生存与发展,管理者必须使出浑身解数。本文通过回望疫情初期企业管理实践,思考危机事件下企业发展的管理转变。
发布时间:2020-08-05 10:22        来源:中国工业和信息化        作者:陈锦程

读而思:新冠肺炎疫情极大地考验着企业管理者应对突发性重大公共事件的处理能力。为保障员工健康和环境安全,维持企业生存与发展,管理者必须使出浑身解数。本文通过回望疫情初期企业管理实践,思考危机事件下企业发展的管理转变。

2020年1月29日,福建省政府发布延迟企业复工的通知,一纸令下,各行各业积极响应,调整工作进度,搁置经济效益的考量,增加管理投入,只为保障员工生命安全。

福建华峰是一家总部设在妈祖故里莆田的民营企业,公司带着近万名员工的成本压力和国际一线运动品牌的订单交期风险,无条件支持政府政策,延期复工,同时紧急成立疫情防控领导小组,制定应急管理方案,着手安全复工准备工作。围绕返程、生产、生活和自我管理四大模块,公司形成门卫、用餐、监测、卫生和应急等五大管理功能,谨遵“食、住、行、生产/办公”闭环式管理模式,精细化管理,全员行动落实防控,实现防疫复工两不误。

疫情初期管理实践

严格管理,落实防控

根据政府防疫组织的指导和要求,福建华峰制定并发布《集团防疫工作管理办法》《疫情防控应急预案》《关于执行小区域化管理的通知》等方案。重点加强人员动态管控和企业卫生管理。全面摸清人员底数和行程情况,分类管理、科学制定返程计划及招工计划。聘请第三方机构进行全覆盖消杀工作,严格落实各项防控管理工作。

统筹管理,细化防疫

统筹防疫物资储备,精准掌握需求和供给,统一管理、统一调配,多措并举做好物资储备工作,保障员工基本防护需求。对厂区所有人员实行配餐送餐,由专人统一打包分餐。生活区食堂就餐人员分批次就餐,严防人员集聚。围绕厂房车间和生产工序,对员工宿舍进行再整理,一厂房对应一宿舍,在区域内再划分出小区块,如经编、纬编、袜机、研发、设备等,进行小区域化精细管理,确保员工生产、生活相衔接,减少无关人员交叉接触。返岗员工居家观察用房紧缺,在政府协调下,华峰管理层当机立断决定租用酒店来满足外省返厂或新招聘人员的居家观察,确保万无一失。

宣传管理,强化防护

建立健全线上、线下宣传机制,通过微信公众号、短信、内部工作群、邮件、传单、横幅等多种方式,发布防疫信息,宣传并强化员工防护意识。组织保安及行政人员进行疫情防控培训,强化员工日常管理及安全防护。密切关注政府优惠政策,如企业社会保险费减免、稳岗补助、返岗交通补助、生产用电补助、口罩转产支持、口罩等疫情物资保障供应、复工企业疫情防控综合保险投保、政策性金融支持(省进出口银行)等,全方位保障了公司的疫情防控工作和实现全面复工复产。

人员管理,保障用工

保障返程返岗,在政策扶持下,公司“点对点、一站式”3次包机专车接送四川、贵州、云南等地75名员工返岗。创新招工举措,线上、线下联合招工,多平台发布招聘信息,扩大招工宣传,全面挖掘园区周边镇村劳动力资源潜力,构建全方位、多渠道和多形式的招工体系,保障公司复工复产的用工需求。

全球疫期管理强化

在全球疫情暴发的严峻形势下,没有一个国家能够安枕无忧,没有一个企业可以独善其身。疫情严重挫伤了国家经济和企业的生产经营活动,疫情持续、假期延长,作为纺织企业,华峰集团成本支出加大。加之国际疫情持续发酵,国外品牌客户纷纷停止办公,门店相继关闭,物流停止运输,公司又面临业务开展不顺及订单取消等不确定性影响,前期的大招工转眼又加剧了企业生产不饱和状态。

在这次的疫情“大考”中,只有转变管理思维,通过企业自救,让企业“活下去”,适应新布局、新趋势,把握危中求机,才是企业生存与发展之道。

练好“内功”是关键

完善管理制度,强化内控管理。华峰公司着手修订《集团内部审计工作制度》,根据新组织架构明确权责、优化制度,规范了内部审计工作,充分发挥审计在现代企业管理中的重要作用。修订《奖惩管理制度》,增加了奖励比例标准和连带责任追究制的具体要求,严明纪律,奖惩分明,实现双向激励,提高执行力。集团成立采购管理项目推进小组,建立“公平、公开、竞争、廉洁、可追溯、择优”的采购原则,严格管理采购过程,有效控制采购成本,实现企业采购规范化管理。同时启动内控部物控小组工作,督查集团物资管控,完善高质量的物资管理体系,保证物资安全,提升使用效率。集团全面加强内部管理要求,传达并执行董事长精神要求,划分责任部门,落实落细各项管控举措。建立、健全和完善各项管理制度,促使企业不断向精细化、规范化、科学化管理转变。

优化人员管理,为发展蓄力。作为一家制造业企业,员工就是华峰公司最宝贵的“财富”。相较于部分企业以大规模裁员、降薪来控制经营成本,华峰管理者在保障生产经营的同时,灵活调整员工上班时间和管控机制,适当增排调休、待岗,既保障员工基本收入需求,又合理降低企业成本压力,同时为区域稳就业、保就业发挥了企业力量。在日常内部管理中,优化并执行弹性、错峰、远程办公机制,完善绩效方案和考核工作,提高员工积极性、主动性,以效率为先,优化人员管理,为企业可持续发展蓄力。

打造学习型组织,危中求“进”。学习是进步的源泉,是管理者增强经营意志、提升团队应变力、打造持续发展创新企业的有效手段。因而,“授人以鱼不如授人以渔”,华峰公司在全员中启动“华峰在线学院”培训项目,统一派发学习计划,提供2000余门学习课程,营造浓厚学习氛围,完善企业培训管理机制,致力于提升员工岗位胜任力。集团启动“凌云计划”中高层培训,邀请前华为集团移动解决方案总裁张继立讲授《以客户为中心,以目标为导向的战略经营管理》课程,学习实用型战略经营管理方法,确保企业从顶层设计到战略,再到执行落地的一致性。

“管”好大局强应变

“取消订单”与“延期出货”已成为外贸人员近阶段的梦魇。面对国外订单的突然缩减,“出口转内销”虽然无数次被提及,但其转换过程漫长。华峰全力争取国内市场,却也坚定守住国外市场的信念,快速推进越南、印尼建厂进度,坚持“两条腿走路”,内外兼顾,“管”好国际化布局,强应变、保订单。

在争取国外订单方面,华峰管理者分析当前阶段定位,认清企业优势所在,即客户的关注点在哪儿——技术、质量、交期等优势都是商务谈判的重要筹码。华峰之所以能成为多个国际一线运动品牌战略合作伙伴,离不开长期大量的研发和设备投入,这也是各品牌客户最认可的,秉着对疫情防控的信心,华峰仍将着重与国内外品牌合作,共享研发专利,同守契约精神,迎接市场回暖后的消费者需求。

在对外财务管理方面,针对客户提出的各种需求,华峰坚持先细化品牌商的分级分类管理,而后考虑具体举措。对于优质的A类客户(履约能力、抗风险能力强,交易量大),做出短期的价格优惠适当让利,甚至在公司能力许可范围内延长货款账期。当然,要先精打细算好收入、成本、费用等关键数字。而对于一般的C类客户(高风险、履约拖拉等),公司财务则坚持按合同先付清货款再出货,避免坏账风险。

在驻外机构管理方面,通过视讯、3D照片、邮件等方式加强与海外市场、业务人员以及品牌客户的日常沟通联系,为驻外人员、品牌商提供力所能及的防疫支持,如转发品牌促销信息、代买或赠送口罩等,雪中送炭远胜锦上添花。在国内政策指导下,与政府积极沟通、协调,及时为美国、德国等外籍专家提供防疫帮助和返程支持,同时严格按照国内政策要求进行核酸检测、居家隔离等,保障外籍专家安全。

在对外采购管理方面,及时获取客户订单变化信息,致力于降低原辅料、成品的库存周期。对于已生产但需延期交货的,与客户约定好最迟交货日期,争取货款回笼;对于尚未生产而积压的原辅料,做好每天库存信息的更新,除了主动与原品牌商交涉交货期外,将可利用的原辅料挪给其他有效订单先行使用;对于在采购中的原辅料,坚持“少吃多餐”,减少每次采购数量,增加采购频率,降低库存风险。

全球疫情下,国外订单下滑短期内已不可避免,但国内市场已随疫情缓解而慢慢复苏,诸多外贸企业也早将目光转回到国内。饱和的转内销,仍然会遵循优胜劣汰法则,在抗疫背景下对各个行业进行重整。对于早已布局全球的华峰而言,在“管”好国际化布局的同时,不放弃对国内订单的争取,也是一次打造纺织全产业链的契机。在疫情对国外市场带来冲击的背景下,集团将更多注意力和闲置产能转移至产业链上游,增加技术投入,力争实现部分原辅料的自给自足,促进全产业转型升级。

疫情下的管理思考

由危机管理转变为风险管理

由疫情防控小组转变为风险管理队伍,准确识别并获取与企业发展相关的市场或政策信息,就能针对疫情可能导致的突发场景做好规划,规避风险或抢占先机。此次新冠肺炎疫情的全球发展形势,不是必然却绝非突然,有人早在武汉抗疫时,便预料到全球爆发的可能性,并已着手组织下一阶段的抗疫和生产经营准备。

华峰公司在落实防控措施的同时,积极科普防疫知识,并为员工提供足够的防控物资,强化风险管理能力与意识,有效规避疫情感染风险,优先保障职工安全。同时积极响应政府号召,紧急启动口罩援产工作,助力莆田市口罩产能从0到100万、200万只的突破,助力防疫物资保障工作,将危机转化为履行社会责任的机会,提升企业形象。

认清管理优先级

企业管理涉及方方面面,大到战略管理,小到行政日常管理,对内运营管控,对外业务开拓等。因此,在疫情期间,企业管理者要认清管理优先级,优先保障及处理紧急的、重要的、根本的管理任务,从而满足企业在特殊时期下的生存与发展的需求。

更注重管理创新

国内抗疫取得显著成效,让世界人民看见了中国担当,也让国内企业坚定了发展的信心。从防疫初期、复工复产期到如今全球大疫当前,企业管理中无论是疫情防控管理、人员管理,还是生产经营管理、资金链管理等,均离不开政策指引与扶持,但更为关键的生存与发展能力来自企业的创新力。改变传统集中办公模式、创新线上招聘面试模式、推行“小区域化”管理模式等,是企业应对当下困境的积极且有效举措。

不可否认,此次新冠肺炎疫情将是一场持久战,在全球经济持续低迷的情况下,许多企业面临着生存危机,国家及地方政府正多措并举帮助企业渡过难关,企业管理者如何在危机中运用好政府政策,进行自我创新,从而实现“自救”与发展是需要认真思考的。(陈锦程 华峰华锦集团有限公司副总裁、党委书记 本文发表于《中国工业和信息化》杂志2020年6月刊总第24期)

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